LA COMUNICAZIONE CON GLI ISCRITTI AI FONDI PENSIONE: “GOOD PRACTICES” EIOPA
EIOPA-BoS-16/176 - “Report on Good Practices on Communication Tools and Channels for communicating to occupational pension scheme members” (31-Aug.-2016)
EIOPA – EUROPEAN INSURANCE AND OCCUPATIONAL PENSIONS AUTHORITY
https://eiopa.europa.eu/
A fine agosto, EIOPA ha pubblicato un report che contiene le “buone pratiche” in merito all’uso di canali e strumenti di comunicazione con i sottoscrittori dei fondi pensione collettivi da parte dei rispettivi gestori.
Tra dicembre 2015 e marzo 2016, EIOPA aveva condotto una pubblica consultazione sulla materia (attraverso un Draft Report), i cui feedback sono stati tenuti in debito conto dall’Autorità (1).
EIOPA specifica che i contenuti delle Good Practices non sono in alcun modo vincolanti, né soggetti al principio “comply or explain”, né possiedono caratteristiche di universalità o esaustività.
L’analisi di EIOPA si è concentrata su alcuni aspetti particolari, ad esempio:
- trasmissione della documentazione ai sottoscrittori del fondo (“enrolment pack”) e successiva informativa agli iscritti (sia regolare sia ad hoc) sulla loro posizione (anche nel caso di trasferimento della posizione pensionistica, nel caso in cui l’iscritto cambi attività lavorativa);
- informativa dovuta agli iscritti allorchè si avvicina l’età pensionabile.
Dai risultati dell’analisi si evince che:
- nella maggior parte dei Paesi europei viene utilizzato un rules-based approach (chiaro e dettagliato, secondo EIOPA) quanto all’informativa e alla disclosure nei confronti degli iscritti ai fondi pensione, anche se emerge una graduale transizione verso un approccio principle-based;
- l’informativa dovuta agli iscritti ai fondi è di norma rilasciata direttamente dagli IORPs o dalle imprese assicuratrici, in prevalenza attraverso strumenti cartacei. Si delinea tuttavia una certa tendenza all’uso di strumenti elettronici, soprattutto e-mail e online accounts riservati ai singoli utenti.
Sulla base di quanto precede, EIOPA ha identificato le seguenti Good Practices:
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Coherent Communication Strategy
mantenere strategie di informazione coerenti – secondo gli strumenti e i canali utilizzati – nei confronti degli iscritti ai fondi;
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Storing communication in one online space
archivio unico di tutte le informazioni destinate agli iscritti, con possibilità di accesso da parte dei singoli (cura particolare nella protezione dei dati personali);
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Online platform to combine information about Human Resources and Pensions
archivio unico, presso il datore di lavoro, delle informazioni relative alla posizione lavorativa e di quelle relative ai fondi pensionistici, con possibilità di accesso da parte dei lavoratori/iscritti ai fondi;
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Pensions calculators
opportunità di utilizzo di pensions calculators per gli iscritti ai fondi (opzione aggiuntiva rispetto all’invio della regolare informativa);
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Advance Tracking Services
invio di notifiche/alerts in caso di pubblicazione di nuova informativa;
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Evaluation of communication strategy effectiveness
valutazione – a carico di IORPs, imprese assicuratrici e datori di lavoro – dell’efficacia della comunicazione nei confronti degli iscritti ai fondi e del grado di comprensione dell’informativa loro destinata;
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Multi-channel strategy
utilizzo – da parte di IORPs, imprese assicuratrici e datori di lavoro – di strategie multicanale per la diffusione della comunicazione e dell’informativa riservata agli iscritti ai fondi.
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(1) Si veda, in proposito: “Consultazione EIOPA: migliorare la comunicazione con gli aderenti ai fondi pensione”, in Panorama Assicurativo n. 147, gennaio 2016 (Sezione “Unione Europea”)
http://www.panoramaassicurativo.ania.it/admin/plugin/panorama/view.html?id=37397&est=1